This Blog post was first published by Alla Shupineva, 4D Business Communications Agency, St. Petersburg, Russia

8 советов от организаторов бизнес-конференций

Многие компании в своей деятельности сталкиваются с необходимостью организации деловых мероприятий различного уровня. Это может быть закрытый круглый стол, отраслевая конференция или даже крупный международный симпозиум. Необходимость продиктована различными причинами: от маркетинговых задач по продвижению товара на узкоспециализированном рынке до желания объединить профессионалов отрасли ради достижения общих целей. По данным компании TimePad – лидера рынка услуг по онлайн организации и регистрации мероприятий, в 2016 году с помощью их платформы было организовано более 130 000 мероприятий, а число новых организаторов составило 31000. Предлагаем вашему вниманию несколько советов от специалистов – организаторов с многолетним опытом, как сделать ваше мероприятие желанным и посещаемым для целевой аудитории.

Выявите потребность аудитории в своем мероприятии
Вы досконально проанализировали свои внутренние бизнес-задачи и пришли к выводу, что лучшее их решение – проведение отраслевого мероприятия. Однако так как любое подобное событие подразумевает участие в нем не только вас, какой бы насущной ни казалась тема, сначала нужно убедиться, интересна ли она тем, кого вы хотите видеть. Необходимо понять, насколько свежей является идея, близка ли людям проблема, которую вы хотите обсудить и разобрать «по молекулам». И главное – насколько глубоко уже рассматривали тему на прошедших отраслевых мероприятиях или отдельных сессиях, и что вам есть сказать нового: последние тренды, статистика, глубокая аналитика, разбор кейсов и многое другое. Иными словами, сначала убедитесь в нали чии спроса и релевантного предложения. Начать можно с опроса в социальных сетях или по электронной почте (с помощью специализированных сервисов, как например, SurveyMonkey). Таким образом, вы получите информацию про интересующие коллег темы, сможете скорректировать повестку и получить обратную связь от коллег еще до проведения самой конференции. Лучшее мероприятие – это то, на котором люди хотят быть, а не должны.

Детали – это все или почти все 
Помните, какое бы мероприятие вы не затеяли, определенный процент аудитории составят люди, посещающее отраслевые события чаще, чем собственное место работы. Поэтому важен как сам контент, так и организация на всех ее уровнях. Профессионалы подмечают абсолютно все и имеют возможность сравнивать мероприятия разного уровня. Поэтому так важно заранее позаботиться о каждой детали: от регистрации участников с четким брифом сотрудников, полным списком аккредитации и качественной полиграфией до проверки каждого из задействованных залов на предмет техники, следования таймингу и пр. Любая непродуманная мелочь может испортить впечатление обо всем мероприятии в целом. Из этого пункта логически вытекает следующий.

Доверьте организацию профессионалам
Если у вас нет отдела маркетинга с выделенной командой ивент-организаторов с большим опытом организации мероприятий, то следует передать логистику в руки профессионалов. Работа с контентом и спикерами, составление программы, переговоры с площадкой, организация кейтеринга, техническое оснащение, ввоз и вывоз оборудования, монтажные работы, разработка и производство необходимой полиграфии, аудио- и видеоматериалов, приглашение и регистрация участников, управление потоками слушателей и многое другое – все это налаженные процессы, которыми должны управлять профессионалы.
Задача организаторов – спланировать и разделить зоны ответственности и выдать качественный результат заказчику на выходе.

Не стесняйтесь брать деньги
Наши реалии таковы, что рынок перенасыщен информацией. Мы живем среди непрекращающегося информационного шума, каждую секунду появляется несколько новых статей по нашей отрасли, которые мы возможно никогда не прочитаем, и планируется несколько мероприятий, которые нам не суждено посетить. Отраслевые мероприятия могут быть как платными, так и бесплатными. «Плата за вход» продиктована несколькими причинами. Во-первых, любое мероприятие – это затраты на площадку, технику, питание, полиграфию, расходы на спикеров и пр. Если средств, выделенных спонсорами, не хватает, необходимы дополнительные ресурсы – отсюда появляется стоимость входного билета. Во-вторых, спикерами на вашем мероприятии могут быть «звезды», медийные лица, профессионалы своего дела. За ценность послушать их и задать свои вопросы приходится платить. Кроме того, установка определенной «платы за вход» может стать естественным фильтром для тех, кто экспертом не является, а пришел «для галочки» либо для того, чтобы ограничить аудиторию по количеству. Разумеется, мы не предлагаем впадать в крайности и устанавливать стоимость входа, равную месячному бюджету потенциального участника. Как вариант, можно разработать гибкую систему скидок и уровней доступа для гостей. Это также будет прекрасной возможностью пригласить важных партнеров, существующих и потенциальных клиентов на мероприятие бесплатно.

Если ваших спонсорских возможностей хватает или если мероприятие совсем небольшое и вы готовы взять расходы на себя, то смело устанавливайте свободный вход. Но нужно помнить, что каждая площадка имеет ограничения, поэтому советуем заранее открыть регистрацию на ограниченное число участников, например, на том же TimePad.

Следите за аппетитами спонсоров
Безусловно, спонсоры в нашем деле очень важны, они дают возможность сделать мероприятие более качественным и наполненным. Но общее впечатление участников от конференции все же важнее. Заранее разработайте четко фиксированные спонсорские пакеты, чтобы партнеры понимали градацию своих возможностей на мероприятии, а вы могли бы с легкостью проконтролировать их во время мероприятия. Традиционный пункт в списке возможностей для спонсора – это логотип на сайте и на общем пресс-воле мероприятия. Они должны быть как аксиома, но для партнера совершенно бесполезны и не сработают таким образом, каким бы хотелось: логотипы на сайте превращаются в полотно, которое еще называют «кладбищем логотипов», а пресс-волы имеют совершенно номинальное значение. Поэтому важно, чтобы партнеры были заинтересованы в продвижении своих услуг, придумывали и предлагали интересные форматы взаимодействия с аудиторией. Идеальный вариант – это вовлечь гостей, например, оформить собственную зону, где предлагать протестировать услуги, презентовать компанию, используя нетривиальные решения и технологии. Еще один тренд – это инфотейнмент: представление своего контента, информации о компании в развлекательной форме.

Нужно помнить и о том, что спонсоры – это не всегда про деньги. Партнерские отношения могут строиться на бартере, когда вы предлагаете информационное сопровождение и ненавязчивый промоушн для гостей, а партнер компенсирует это необходимыми для мероприятия услугами: производство полиграфии, организация питания, техническое обеспечение, подарки для спикеров и многое другое.

Перерывы могут быть важнее, чем доклады
Разумеется, у вас будет сильный контент. И зачастую во время отдельных панельных сессий или конференций рождается дискуссия, которая выходит за рамки установленного вами тайминга. Поэтому очень важно заранее продумать специальные места для нетворкинга, куда эксперты отрасли могут перейти для обсуждения насущных
вопросов.

Ведите докладчиков на трибуну за руку
Примите как данность: все люди разные и спикеры бывают как ответственные, так и не очень. В день мероприятия важно заранее связаться с каждым экспертом, еще раз напомнить время и место встречи. Желательно встретиться заранее и еще раз проговорить повестку, а если спикеров несколько (например, в панельной сессии), то собрать их вместе с модератором, чтобы познакомиться, определить очередность и напомнить о тайминге. По возможности, просто выделите в команде отдельного человека, ответственного за коммуникацию с приглашенными «звездами».

Позаботьтесь об обратной связи 
Важный этап любого мероприятия – это обратная связь. Она покажет сильные и слабые стороны события, которые вы сможете учесть в следующий раз. Выберите удобный для вас формат: форму связи «по старинке» на бумаге прямо в зале или же удобные инструменты digital-эпохи: существуют специальные софты, приложения и портативные устройства. Если же вы приняли решение оценить качество конференции и собрать отзывы после проведения мероприятия, то это необходимо сделать в течение 1-3 дней после мероприятия с помощью того же Survey Monkey, пока участники еще готовы, и впечатления свежи.

Не стоит забывать и о других пост-активностях любого мероприятия: благодарности,
отчеты, оценка эффективности, но это, как говорится, уже тема другой статьи ;)