This blog post is published by Wibke Sonderkamp, GlobalCom Munich

Weihnachten kommt immer so überraschend“ – diese bekannte Aussage lässt sich auch auf die alljährlichen, großen Messen und Events übertragen.

Als Agentur für PR und Kommunikation erhalten wir in jedem Jahr wenige Wochen vor großen Messen – wie der CES in Las Vegas, dem Mobile World Congress (MWC) in Barcelona, der Intersolar oder Electronica in München, der IFA in Berlin, etc. – Anfragen für die PR-Betreuung rund um den Event.

Grundsätzlich freuen wir uns natürlich über das Kundeninteresse. Aber vielen Kunden scheint nicht klar zu sein, dass sie zum Zeitpunkt ihrer Anfrage bereits die Hälfte aller Möglichkeiten für mediale Aufmerksamkeit verpasst haben.

Viele Deadlines bzw. Abgabefristen für Material, das in den Medien oder Online-Portalen der Messen sowie angeschlossenen Presse-Events verwendet wird, liegen zeitlich bereits 6-8 Wochen vor dem Start der Messe. Das Material selbst muss natürlich zuvor noch vorbereitet und freigegeben werden – nicht selten in mehreren Sprachen. Dabei ist bei den Anfragen häufig nicht einmal bestätigt, welche Produkte, Lösungen oder welches Messaging bei der jeweiligen Messe im Fokus stehen sollen.

Natürlich kann man auch kurzfristig immer noch Aufmerksamkeit rund um Messeauftritte erzeugen, besonders wenn die PR-Agentur gute Kontakte zu den relevanten Medien hat. Mit dem gleichen Aufwand und PR-Budget können Sie allerdings weit mehr Resultate erzielen, wenn Sie die Regel Nummer 1 für Messe-PR beachtet: Timing, Timing, Timing!

In unserer Checkliste haben wir daher einige Punkte zusammengefasst, die Unternehmen bei der Kommunikation rund um Messen und Events berücksichtigen sollten.

Checkliste Messe-PR

  • MesseTermin: Wann findet die Messe statt? Manche Messen finden genau nach einer Ferienzeit statt. Die IFA beispielsweise startet üblicherweise am 1. September, genau nach den Sommerferien, die CES entsprechend nach den Weihnachts- und Neujahrsferien. Entsprechend sind viele Journalisten in den Wochen vor dem Event gar nicht erreichbar. Dies sollte beim Timing der Kontaktaufnahme eingeplant werden. Hier kann sich zum Beispiel ein frühes „Save-the-Date“ als Vorabeinladung anbieten.
  • Vorberichterstattung: Die Vorberichterstattung kann je nach Event fast die Hälfte aller möglichen Presseberichte ausmachen. Die Deadlines zur Verwertung von PR-Material für diese Vorberichte liegen häufig viele Wochen vor dem Start der Messe. Oft stehen zu diesem Zeitpunkt noch nicht einmal alle Produkte fest, die beim Messeauftritt gezeigt werden sollen. Daher scheuen sich viele Unternehmen, frühzeitig zu kommunizieren und verschenken damit Chancen. Zu diesem Zeitpunkt sollten zumindest einige Messethemen bestätigt sein. Wir empfehlen daher einen „Preview“ mit Beispielen von Lösungen oder Themen zu versenden, die auf der Messe gezeigt werden sollen. Eine ausführlichere Pressemeldung mit allen Highlights sollte dann zu einem späteren Zeitpunkt folgen. Zudem gibt es häufig die Option, Pressematerial auf eigenen Online-Portalen der Messen oder angeschlossenen Presseveranstaltungen zu veröffentlichen – wenn man die Fristen beachtet.
  • Zielmedien und Kommunikationskanäle: Wenn Fachmedien, die im Monatsrhythmus oder zweimonatlich erscheinen, zu ihren Zielmedien gehören, ist deren Vorlauf für die Berichterstattung zusätzlich zu berücksichtigen. Die große Medienvielfalt bedeutet immer einen Spagat für das perfekte Timing. Die langfristig planenden Printmedien benötigen viel Vorlauf, während die schnell agierenden Onlinemedien auch kurz vor der Messe noch Neuigkeiten verwerten. Es empfiehlt sich daher ein mehrstufiger Kommunikationsansatz.
    Vorbereitung von Material und Freigaben: Eine wichtige Voraussetzung dafür, dass die eigenen Themen in den Medien aufgegriffen werden, ist natürlich auch die Aufbereitung des Pressematerials. Für das Abstimmen der Themen und Botschaften rund um die auf der Messe vorgestellten Lösungen sollte daher genügend Zeit eingeplant werden. Viele Messen sprechen ein internationales Publikum an, sodass Texte eventuell in mehreren Sprachen verfasst und freigegeben werden müssen. Auch das (rechtzeitige) Bereitstellen von Video- oder Bildmaterial gewinnt eine zunehmend große Bedeutung. Ein aussagekräftiges Bild kann heute darüber entscheiden, ob ein Thema aufgegriffen wird oder nicht.

Eine gründliche Vorbereitung und ein geschicktes Timing können somit die Chance für eine hohe Medienaufmerksamkeit und -Präsenz deutlich steigern.

Wibke Sonderkamp